L’entretien professionnel n’est pas en soi un exercice figé.
Ce n’est pourtant pas non plus une discussion banale, vu qu’elle se structure autour de thèmes clés.
Bien qu’aucune règle ne soit imposée en matière de guide d’entretien, celui-ci reste stratégique pour les entreprises.
Il représente les priorités stratégiques de l’entreprise et le mode de management qu’elle veut incarner.
La fiche d’entretien permet en outre de simplifier le recueil des réponses des salariés et leur traitement.
Elle doit à la fois structurer l’échange et faciliter son analyse.
C’est aussi un fil rouge pour celui qui mène la procédure, généralement l’employeur, qui lui assure de n’oublier aucune question tout en boostant ses capacités d’écoute.
Selon la loi, l’entretien annuel est obligatoire au minimum une fois tous les deux ans pour chaque salarié d’une entreprise, peu importe son contrat de travail.
Comment le guide d’entretien professionnel permet-il de préparer l’entretien ?
D’abord, en tant qu’employeur, il est important d’envoyer un guide personnel à votre salarié 8 à 15 jours avant l’entretien. Cela va lui permettre de faire une rétrospective de son année professionnelle de manière individuelle et réfléchie.
Préparer cet entretien va également faciliter le dialogue le jour-J car vos salariés auront eu le temps de travailler leurs arguments en fonction des questions que vous souhaitez aborder avec eux. Il n’y aura alors pas de temps de réflexion ou de silence, ce qui vous permettra d’optimiser le temps passé dans vos entretiens.
La création d’un guide complet pour vos entretiens va également faciliter la gestion et l’analyse des informations après la réalisation des entretiens pour savoir où chaque salarié en est professionnellement parlant.
Quels thèmes pour le guide d’entretien professionnel ?
Le guide d’entretien professionnel organise l’échange avec le collaborateur de façon structurée.
Il doit être suffisamment bien construit pour que l’employé ne pense pas, comme c’est parfois le cas, qu’il n’a rien à dire.
Il doit l’aider à prendre du recul sur son quotidien pour échanger sur sa situation professionnelle globale.
En ce sens, un certain nombre de thèmes sont indispensables au guide d’entretien :
- le bilan de son parcours professionnel et des formations suivies ;
- ses souhaits et motivations pour le futur ;
- la comparaison de ceux-ci avec les besoins de l’entreprise ;
- ses besoins en formation et en développement des compétences ;
- son projet d’utilisation du droit individuel à la formation ;
- la définition d’un plan d’actions de formation basé sur les dispositifs mobilisables et la formation hors du temps de travail.
Rappelons, en outre, que le guide d’entretien s’associe efficacement à un canevas de conduite de l’entretien professionnel.
Celui-ci supporte la personne chargée de l’entretien dans sa tâche, qu’il s’agisse de l’employeur, du manager, du chef d’équipe ou du directeur des ressources humaines.
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Ce canevas peut ainsi prévoir des phases, comme l’accueil du salarié, le temps d’échange, la synthèse et la conclusion.
Ce schéma de déroulement permet de maîtriser l’écoulement du temps pris sur le quotidien du collaborateur : 2 heures en moyenne, dont trente minutes de conclusion.
Le canevas peut aussi récapituler les questions importantes à aborder : est-ce que l’employé maîtrise les différentes modalités d’accès à la formation ? A-t-il réfléchi à l’utilisation du DIF ?
Exemple de questions intéressantes à placer dans le guide
En tant qu’employeur, vous souhaitez créer votre guide d’entretien pour vos salariés mais vous manquez d’inspiration pour les questions à intégrer ? Pas de panique, voici quelques exemples à ajouter pour tous vos salariés, peu importe leur contrat de travail :
- As-tu atteint les objectifs fixés cette année ? Si non, pour quelles raisons ?
- Quelles ont été tes problématiques au cours de l’année ? Quelles sont tes problématiques au quotidien en ce moment ?
- Que puis-je faire pour t’aider à surmonter ces difficultés ?
- Que penses-tu de tes missions actuelles ?
- Quels sont tes souhaits en termes d’évolution professionnelle ?
- Ressens-tu un besoin de formation ? Sur quelles compétences aimerais-tu travailler ?
- D’un point de vue personnel, comment te sens-tu au sein de l’équipe ?
- Y a-t-il des choses que tu souhaites mettre en place au sein de l’entreprise ?
- Quels sont tes objectifs pour l’année qui arrive ? (En termes de montée en compétences, de chiffres, etc.)
- Au niveau personnel, comment as-tu trouvé cet entretien ?
Quels critères pour un guide d’entretien réussi ?
Le guide d’entretien doit en outre prévoir le cadre qui permet le développement d’un dialogue serein.
Les questions doivent donc attendre des réponses factuelles.
Il s’agit d’éviter les jugements de part et d’autre, les règlements de comptes et les rumeurs.
L’entretien professionnel n’est pas l’entretien d’évaluation, les remarques ne sont donc pas les bienvenues.
Le guide d’entretien sert aussi à rappeler ce contexte, l’objet de la rencontre, son contenu et les modalités de son déroulement.
Pour que le dialogue soit réellement constructif, il faut par ailleurs que la personne qui conduit l’entretien soit dans une position d’écoute.
La fiche d’entretien doit donc être construite pour favoriser ce positionnement :
- permettre de cocher des cases sans prendre trop de notes ;
- prévoir des questions ouvertes ;
- partir de questions générales pour déboucher sur des questions complémentaires, qui renvoient elles-mêmes vers des questions de clarification ;
- prévoir des questions de clôture, pour vérifier l’accord des deux parties sur le contenu de l’échange.
Pour que le guide d’entretien professionnel soit réussi, il faut aussi qu’il soit à la fois assez souple pour favoriser l’expression libre du collaborateur, et assez formaté pour faciliter son traitement.
Il s’agit, effectivement, de simplifier l’obtention de données comparables, capables de représenter des tendances en termes de demandes de formation et d’évolution professionnelle.
▶️ Télécharger le modèle officiel de l’entretien professionnel
Guide d’entretien professionnel : pour quel support opter ?
Il existe de nombreux outils pour pouvoir bien préparer le guide d’entretien pour vos salariés mais de notre côté nous vous en recommandons deux en particulier : Google Sheet et Google Doc.
Ces deux outils font partie de la suite Google, ils sont donc simples à mettre en place ! Avec ces outils, stockez facilement les documents sur un drive pour les retrouver simplement au cours de l’année ou à la fin de l’année afin de préparer le nouvel entretien de chaque salarié.
L’avantage de ces documents est principalement le fait qu’ils soient collaboratifs. C’est-à-dire que le jour J, employeur et salarié pourront avoir ce document sous les yeux suivre simplement l’ordre du jour. De quoi faciliter la gestion de l’entretien.
L’important dans la préparation de votre guide va être de créer des lignes avec les différents sujets à aborder, sous forme de question. Il faudra laisser de la place pour la réponse du salarié, et pour cela nous vous recommandons de privilégier les questions où on peut répondre soit oui/non, soit une notation sur 10, soit une échelle de Likert.
De plus, il est important de laisser des cases ou des espaces libres pour que le salarié puisse commenter ses réponses avec des arguments et des exemples vécus au cours de l’année. Cela facilitera la lecture de votre document en séparant la réponse à votre question et les arguments/commentaires de votre salarié.
Une fiche pour préparer l’après-entretien
La principale utilité du guide d’entretien réside par ailleurs dans son traitement.
Le suivi de l’entretien nécessite d’élaborer certains documents, qui s’appuient tous sur la fiche d’entretien :
- étude des réponses du salarié et de ses souhaits ;
- croisement avec la politique de formation et les projets de développements de l’entreprise ;
- définition d’un plan d’actions de formation, de tutorat, de validation des acquis d’expérience et d’un planning de réalisation ;
- compte-rendu de l’entretien afin de faciliter la prise de décision RH ;
- transmission des résultats auprès de l’employeur.
Les fiches d’entretien servent effectivement de support principal à la formalisation du compte-rendu d’entretien.
Ce document est particulièrement précieux pour les entreprises, car il incarne le principal recours du salarié en cas de demande de révision de l’entretien professionnel.
Au niveau de la loi, cette procédure de révision est détaillée par l’article 6 du décret n° 2010-888 du 28 juillet 2010.
Par extension, le guide d’entretien permet aussi de préparer l’élaboration de documents plus transversaux :
- plan de formation de l’année suivante, inspiré des besoins de croissance de l’entreprise comme des demandes d’évolutions professionnelles des collaborateurs ;
- gestion du DIF ;
- bilan du mode de réalisation des entretiens ;
- information des représentants du personnel quant aux conditions générales de déroulement des entretiens ;
- préparation de la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, GPEC.
Voir aussi : Qu’est-ce que l’Assessment center ?
