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Formation : Secrétariat et accueil

About this course

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35h - 5 days
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Action de formation

Accessible for beginners

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From €3 500 ex.VAT
Training eligible for OPCO
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France

Description

Les bonnes règles du classement des documents papier et des dossiers : il existe des règles de base que le personnel d'une entreprise ou d'une organisation publique confronté à la problématique du classement des documents et de l’archivage doit connaitre afin de pouvoir retrouver rapidement les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être perçu comme un outil et non comme une contrainte abstraite

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Pedagogical goals

  • • Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers • Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) • Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel • Pour le classement et l'archivage de vos papiers et documents administratifs : les méthodes a apprendre

Training content

  • Pourquoi classer ? • Obligations légales • Nécessité vitale d'une organisation Qu’est-ce qu’un classement efficace? • Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations • Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant • Faire son autodiagnostic: pointer ses axes d’amélioration Réorganiser son classement en un minimum de temps • Définir les étapes de la réorganisation • Évaluer les temps de réalisation • Se fixer un plan d’action planifié avec des échéances Choisir une méthode de classement simple et évolutive • Repérer les avantages/inconvénients des différentes méthodes • Adopter une méthode optimale qui les réunit toutes • Savoir l’argumenter auprès des utilisateurs Créer un plan de classement • Le concevoir "simple" et le faire valider • Le tenir à jour et le rendre accessible à tous Savoir structurer et titrer ses dossiers • Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier • Choisir des titres pertinents • Structurer un dossier et le faire vivre Connaître l’essentiel sur l’archivage • Distinguer la durée de conservation légale et pratique • Préparer un versement aux archives • Gérer le plan d’archivage des dossiers Organiser le classement sur ordinateur • Choisir une arborescence claire pour tous • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers • Organiser la sauvegarde et l’archivage

Supervision and assements of results

  • Fiches d’évaluation.

Diploma / Certification

qcm

Délivrance d'une attestation

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The academy

MB Consulting Formation

Head office: Clermont l'Hérault

Target customers

• Toute personne ayant à mettre en place ou à réorganiser le classement papier et informatique de sa structure. Toute personne se sentant débordée par les papiers et souhaitant reconquérir son espace de travail

Prerequisites

• Pré-requis : Aucun

Access conditions

Accessibility

Nos formations peuvent se tenir sous les formes suivantes :
• Inter-entreprises (participants venant de plusieurs entreprises pour une même session de formation). Ces formations ont lieu dans une salle louée par l’Organisme de Formation.
• Intra-entreprises (les participants sont, en règle générale, d’une seule et même entreprise). Ces formations ont lieu dans une salle mise à disposition par le client.
Les formations peuvent se tenir, en présentiel, en distanciel (dispositif accessible pour la plupart de nos formations) ou les deux (présentiel et distanciel).
vérification de l'accès PMR et mise en place de moyens adapté à chaque handicap
(tri temps, ordinateur, souris.....)

Access delay

4 weeks

More than a training!

Teaching staff

ACTION DE FORMATION Formateurs qualifiés

Pedagogical resources

  • Méthodes participatives et actives, basées sur l'expérience, les situations professionnelles et les besoins de participants.
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