Assistant opérationnel - Office Manager

Objectifs pédagogiques

• Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
• Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
• Gérer des Projets

Contenu de la formation

• Organiser son environnement de travail pour optimiser son temps - 1J
• Analyser ses pratiques professionnelles pour identifier les voies d'amélioration dans son optimisation
• Identifier les tâches récurrentes et chronophages pour apporter une action corrective
• S'adapter en permanence aux évolutions de l'entreprise en s'appropriant les objectifs poursuivis par l'entreprise
• Communiquer efficacement - 2J
• Mieux se connaître pour communiquer efficacement
• Connaître les bases d'une communication efficace en interne et en externe
• Rédiger, présenter et communiquer de façon efficace des écrits professionnels à usage internes et externes, et en assurer le suivi.
• Sélectionner, exploiter et restituer les informations sous forme adaptée au destinataire en respectant les délais impartis
• Assurer la traçabilité et la conservation des informations - 0,5J
• Organiser le classement des informations pour en faciliter l’exploitation
• Garantir l'accessibilité des dossiers aux tiers habilités
• Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes 0,5J
• Traiter les demandes, réclamation ou modification
• Évaluer la situation et savoir transmettre le dossier en fonction de son niveau d'urgence et de gravité
• Assurer le suivi administratif courant du personnel - 1J
• Collecter les éléments nécessaires à l'embauche, départ ou absences dans le respect des procédures de l'entreprise et les process légaux
• Constituer et tenir à jour les fichiers et dossiers du personnel
• Collecter les informations nécessaires auprès des équipes
• Établir et actualiser les plannings de gestion du personnel
• S’adapter à des situations et des interlocuteurs variés 0,5J
• Adapter sa communication en fonction de l’interlocuteur en faisant preuve d’intelligence situationnelle et dans le respect de son interlocuteur
• Apporter les ajustements nécessaires pour mener à bien ses travaux
• Apprendre à gérer des projets - 2J
• Préparer, organiser, planifier un projet
• Gérer le projet, mettre en place une veille informationnelle et clôturer le projet.
• Élaborer et actualiser les tableaux de suivi -1J
• Collecter les données chiffrées dans différentes sources ou auprès d'autres collaborateurs
• Connaître, exploiter et actualiser les différents tableaux de suivis
• Vérifier la cohérence du résultat avec l'objectif recherché et mettre en évidence les éléments significatifs

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

• Les études de cas : sujets fournis par l’entreprise pour une montée en compétences sur le poste de travail et dans son quotidien.
• Travail autour d'un projet "Fil Rouge" à mettre en place au sein de l'entreprise du bénéficiaire