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Formation Optimiser la gestion du temps, des priorités et le traitement des e-mails

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Formation Optimiser la gestion du temps, des priorités et le traitement des e-mails avec MAELIA CONSULTING

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À l’issue de ce stage, les participants seront capables de gérer efficacement leur temps, de hiérarchiser leurs priorités et d’optimiser le traitement de leurs e-mails afin de renforcer leur organisation personnelle et leur performance professionnelle.

À propos de cette formation

Fort-de-France

972

> 470€ HT

3 jours

18 heures

Action de formation

Éligible OPCO

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Objectifs pédagogiques

Anticiper et planifier les activités en maîtrisant les priorités

Réduire la pression des urgences et des imprévus

Fluidifier le traitement quotidien des mails professionnels

Adopter des outils et méthodes efficaces de gestion du temps adaptés à un service RH/Paie/Juridique

Contenu de la formation

ATELIER 1 - Reprendre le contrôle de son temps

Pourquoi optimiser son temps ? Statistiques et constats RH/juridique
Les lois du temps (Pareto, Parkinson, loi de Laborit)
Identifier les voleurs de temps dans un environnement RH/paie
Anticiper les imprévus récurrents
Autodiagnostic de ses habitudes de gestion du temps
Analyse collective des voleurs de temps spécifiques au service RH/paie/juridique

ATELIER 2 – Clarifier ses priorités et structurer ses journées

Urgent vs important : grille d’Eisenhower adaptée aux tâches RH/paie/juridique
Définir ses priorités métier (paye, clôture sociale, reporting juridique…)
Élaborer une "Not-to-do list", planifier avec des marges
Outils numériques pour la planification (agenda partagé)
Atelier pratique : Planification d’une semaine type RH avec périodes de paie, urgences juridiques, imprévus pour la création d’un tableau de priorisation personnalisé

ATELIER 3 – Rester concentré et décider efficacement

Techniques d’attention (batching, tempo de 90 min, gestion des distractions)
Organisation de son espace de travail physique et numérique
Prise de décision rapide (règle des 2 minutes, simplification des choix)
Réduction des réunions inutiles, méthode de synchronisation
Atelier pratique : Exercices de concentration (mini-sessions de deep work) Cas pratique : arbitrage en période de surcharge avec refonte de son planning de réunions

ATELIER 4 – Fluidifier le traitement des e-mails dans un service RH/Paie/Juridique

Diagnostic : combien de mails reçus/traités ? Quels impacts ?
Structuration de la boîte mail : règles de tri automatiques, étiquettes, filtres
Stratégies de traitement (boîte zéro, créneaux mails, tri 3D : Déléguer, Différer, Désactiver)
Bonnes pratiques de rédaction courte, claire et ciblée
Atelier pratique : Cas pratiques : traiter un flot de 50 mails RH/paie/juridique en 30 min pour mettre en place des filtres automatiques et modèles de réponse

L'organisme de formation

MAELIA CONSULTING

Faire la différence c'est simple...

Découvrir MAELIA CONSULTING

Public concerné

Professionnels des services RH, paie et juridique, confrontés à une surcharge informationnelle, des urgences fréquentes et un grand volume d'e-mails

Prérequis

Maitrise de l’outil numérique

Conditions d'accès

Accessibilité

Accessible aux personnes en situation de handicap

Capacité

2 à 10 places

Plus qu'une formation !

Équipe pédagogique

L'équipe pédagogique de Maelia est pluridisciplinaire, et certifiée Qualiopi depuis 2020. Elle est composée de Consultants formateurs, ayant des profils séniors ( +de 15 ans de vécu). Différents domaines d'intervention ( Management, Organisation du travail, Efficacité professionnelle, Usage digital Bureautique, Assistanat Accueil, Relation Clients, Accompagnement organisation- Audit - QVT, ...) Toute taille d'organisations et tous secteurs ( Administrations, Hospitalier, Logement social, Laboratoire, Transitaire, Développement durable....).

Ressources pédagogiques

Tableau Interactif de 65 pouces pour favoriser l'interactivité : excellente qualité vidéo et audio pour les participants (son et image de la visio confortable, sondages et votes, brainstorming, partage d’écrans, tableau blanc, partage de ressources…)
Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation
Capsules vidéo (4/5 minutes) en lien avec le thème et présentation de supports visuels dynamiques • Jeu de questions sur sa pratique actuelle • Capsules vidéo (3/5 minutes) illustrant un point particulier du thème • Discussions courtes et guidées autour des vidéos et formalisation des concepts clés • Validation en grand groupe • Présentation de supports visuels dynamiques
20% Exposés théoriques et 80% Etude de cas concrets
Quiz en salle
Mise à disposition en ligne de documents supports

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