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Concevoir une architecture documentaire transverse dans SharePoint / M365

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Concevoir une architecture documentaire transverse dans SharePoint / M365 avec Sensokoa

Structurer durablement l'information de l'entreprise !

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La multiplication des espaces collaboratifs, des bibliothèques documentaires, des équipes Microsoft Teams et des outils métiers conduit souvent à la création de silos informationnels qui nuisent à l'accès à l'information, à la collaboration et à la capitalisation des connaissances. Cette formation permet aux participants d'acquérir les méthodes et les outils nécessaires pour concevoir une architecture documentaire transverse, évolutive et gouvernée, en s'appuyant sur les capacités de Microsoft 365 et de SharePoint Online. Les participants apprendront à structurer l'information à l'échelle de l'entreprise afin de faciliter la recherche, le partage des connaissances, la gouvernance documentaire et la préparation aux usages de l'intelligence artificielle et de Microsoft Copilot.

À propos de cette formation

Paris

> 2 500€ HT

2 jours

14 heures

Action de formation

En savoir plus

Objectifs pédagogiques

Analyser un patrimoine documentaire existant

Identifier les silos d'information et les usages métiers

Définir les domaines informationnels de l'entreprise

Organiser les espaces documentaires SharePoint selon les besoins métiers

Formaliser les règles de structuration et de gouvernance documentaire

Élaborer une feuille de route de transformation documentaire

Contenu de la formation

Module 1 : Comprendre les enjeux de l'architecture documentaire (3h)

Enjeux de la gouvernance documentaire : Explosion des volumes documentaires, Silos informationnels, Difficultés de recherche, Risques liés à la qualité documentaire
Architecture de l'information : Document, Information, Connaissance, Métadonnées, Contenu structuré
Évolution des usages : Travail collaboratif, Digital Workplace, IA générative, Microsoft Copilot
Atelier : Analyse critique de plusieurs architectures documentaires

Module 2 : Réaliser le diagnostic documentaire (3h)

Identifier le patrimoine informationnel : Sources d'information, Contributeurs, Consommateurs
Cartographier les contenus : Documents de référence, Documents de travail, Connaissances métier
Identifier les silos : Duplication documentaire, Incohérences, Difficultés d'accès
Atelier : Réalisation d'une cartographie documentaire d'entreprise

Module 3 : Concevoir l'architecture documentaire cible (5h)

Définir les domaines documentaires : Processus métiers, Fonctions support, Référentiels transverses
Structurer les espaces documentaires : Sites SharePoint, Hubs, Espaces collaboratifs, Espaces de publication
Principes d'urbanisation : Mutualisation, Réutilisation, Gouvernance
Construction du modèle cible : Domaines, Services, Référentiels, Connaissances
Atelier : Conception d'une architecture documentaire transverse

Module 4 : Préparer la gouvernance documentaire (3h)

Définition des rôles : Sponsor, Responsable documentaire, Contributeur, Validateur
Gouvernance opérationnelle : Création des espaces, Gestion du cycle de vie, Contrôle qualité
Feuille de route : Priorisation, Déploiement, Accompagnement au changement
Atelier : Présentation et argumentation de l'architecture proposée

Parmi les formateurs

Mathieu Jacoutot

Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.

L'organisme de formation

Sensokoa

Donner du Sens au Collaboratif Agile

Découvrir Sensokoa

Public concerné

Responsable Service Documentaire
Responsable Knowledge Management
Responsable Records Management
Chef de projet Digital Workplace
Responsable Qualité
Responsable Transformation Digitale
Responsable Microsoft 365
Chef de projet SharePoint

Prérequis

Comprendre le fonctionnement général de son organisation
Connaître les principes de base de la gestion documentaire
Une connaissance de Microsoft 365 et de SharePoint constitue un avantage mais n'est pas obligatoire

Conditions d'accès

Accessibilité

Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.

Capacité

1 à 10 places

Délai d'accès

30 jours

Plus qu'une formation !

Équipe pédagogique

Consultant senior / Manager de Transition spécialisé en : Microsoft 365, Gouvernance et architecture documentaire, Knowledge Management, Transformation des organisations et Digital Workplace