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Concevoir une stratégie d'urbanisation documentaire Microsoft 365

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Concevoir une stratégie d'urbanisation documentaire Microsoft 365 avec Sensokoa

Transformer un environnement documentaire dispersé en un patrimoine informationnel gouverné

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Au fil des années, les environnements Microsoft 365 se développent souvent sans cadre d'organisation global. Les équipes créent des sites SharePoint, des espaces Teams, des bibliothèques documentaires et des espaces collaboratifs répondant à des besoins ponctuels. Cette croissance organique génère progressivement des redondances, des silos informationnels, une complexité de navigation et des difficultés de gouvernance. L'urbanisation documentaire vise à structurer le patrimoine informationnel de l'entreprise selon une vision cible cohérente. Elle permet d'améliorer l'expérience utilisateur, de rationaliser les espaces documentaires, de renforcer la gouvernance et de préparer les usages futurs liés à l'intelligence artificielle et à la valorisation des connaissances. Cette formation apporte une méthodologie complète permettant de concevoir et mettre en œuvre une démarche d'urbanisation documentaire à l'échelle d'une organisation.

À propos de cette formation

Paris

> 2 500€ HT

2 jours

14 heures

Action de formation

En savoir plus

Objectifs pédagogiques

Réaliser un diagnostic de l'écosystème documentaire Microsoft 365

Identifier les problématiques de fragmentation documentaire

Cartographier les espaces collaboratifs existants

Définir une architecture documentaire cible

Construire des standards documentaires d'entreprise

Rationaliser les sites SharePoint et espaces Teams

Élaborer un schéma directeur documentaire

Définir les principes de gouvernance associés à l'architecture cible

Contenu de la formation

Module 1 : Comprendre les enjeux de l'urbanisation documentaire (3h)

Les défis des environnements Microsoft 365 : Multiplication des espaces collaboratifs, Création non maîtrisée des sites, Duplication documentaire, Perte de visibilité sur les contenus
Enjeux métier : Productivité, Recherche d'information, Capitalisation des connaissances, Conformité
Concepts fondamentaux : Architecture d'information, Urbanisation documentaire, Gouvernance, Cycle de vie documentaire
Atelier : Analyse de scénarios d'urbanisation documentaire

Module 2 : Réaliser l'audit documentaire (3h)

Cartographie de l'existant : Inventaire des sites SharePoint, Inventaire des équipes Teams, Bibliothèques documentaires, Espaces métiers
Analyse des usages : Producteurs d'information, Consommateurs d'information, Flux documentaires
Identification des risques : Espaces inutilisés, Doublons, Contenus obsolètes, Gouvernance insuffisante
Atelier pratique : Construction d'une cartographie documentaire

Module 3 : Concevoir l'architecture cible (5h)

Définition des principes directeurs : Mutualisation, Simplicité, Scalabilité, Gouvernance
Structuration des espaces : Hubs SharePoint, Sites métiers, Sites projets, Espaces de publication, Espaces de référence
Définition des standards : Nommage, Métadonnées, Modèles de sites, Modèles documentaires
Schéma directeur documentaire : Architecture cible, Principes d'évolution, Règles de gestion
Atelier principal : Conception d'une architecture documentaire cible à partir d'un cas d'entreprise

Module 4 : Construire le plan de transformation (3h)

Roadmap documentaire : Priorisation des chantiers, Séquencement des actions, Gestion des risques
Gouvernance des espaces : Processus de création, Cycle de vie des sites, Responsabilités documentaires
Conduite du changement : Accompagnement des métiers, Communication, Adoption
Atelier de synthèse : Présentation et argumentation du schéma directeur

Parmi les formateurs

Mathieu Jacoutot

Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.

L'organisme de formation

Sensokoa

Donner du Sens au Collaboratif Agile

Découvrir Sensokoa

Public concerné

Responsable de Service Documentaire
Responsable Knowledge Management
Responsable Qualité
Responsable transformation numérique
Product Owner Digital Workplace
Chef de Projet SharePoint
Architecte Microsoft 365

Prérequis

Bonne connaissance des usages collaboratifs Microsoft 365
Connaissance générale des fonctionnalités SharePoint et Teams
Expérience dans un projet documentaire ou collaboratif recommandée

Conditions d'accès

Accessibilité

Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.

Capacité

1 à 8 places

Délai d'accès

30 jours

Plus qu'une formation !

Équipe pédagogique

Consultant senior / Manager de Transition spécialisé en : Microsoft 365, Gouvernance et architecture documentaire, Knowledge Management, Transformation des organisations et Digital Workplace