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Structurer l'information dans Microsoft 365 et SharePoint grâce aux taxonomies et métadonnées

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Structurer l'information dans Microsoft 365 et SharePoint grâce aux taxonomies et métadonnées avec Sensokoa

Structurez durablement l'information de votre organisation grâce à une taxonomie et des métadonnées

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Dans de nombreuses organisations, la croissance des contenus numériques entraîne des difficultés croissantes pour retrouver l'information pertinente, sécuriser les documents stratégiques et valoriser les connaissances de l'entreprise. Une structuration basée uniquement sur des arborescences de dossiers montre rapidement ses limites lorsqu'il s'agit de gérer des volumes importants d'informations ou de répondre aux besoins de transversalité métier. La mise en place d'une taxonomie et d'un modèle de métadonnées constitue aujourd'hui un levier essentiel pour améliorer la recherche d'information, faciliter la gouvernance documentaire, préparer l'exploitation des contenus par l'intelligence artificielle et optimiser l'expérience utilisateur dans Microsoft 365. Cette formation apporte une méthodologie complète permettant de concevoir une taxonomie d'entreprise et un modèle documentaire pérenne, gouvernable et aligné sur les enjeux métier.

À propos de cette formation

Paris

> 2 500€ HT

2 jours

14 heures

Action de formation

En savoir plus

Objectifs pédagogiques

Analyser les besoins de classification documentaire

Cartographier les concepts métier d'une organisation

Élaborer une taxonomie d'entreprise

Définir et documenter des métadonnées

Concevoir des modèles de contenu SharePoint

Structurer des référentiels documentaires transverses

Mettre en place un cadre de gouvernance de la taxonomie

Améliorer la qualité informationnelle des contenus

Contenu de la formation

Module 1 : Comprendre la structuration de l'information (3h)

Les enjeux de la classification documentaire : Explosion des volumes documentaires, Multiplication des espaces collaboratifs, Difficultés de recherche d'information, Préparation aux usages de l'IA
Concepts fondamentaux : Document, Information, Donnée, Connaissance, Référentiel documentaire
Les différents modèles de classification : Arborescence, Taxonomie, Métadonnées, Tags
Atelier : Analyse critique de plusieurs modèles documentaires d'entreprise

Module 2 : Concevoir une taxonomie métier (4h)

Identification des besoins métier : Analyse des utilisateurs, Analyse des processus, Analyse des usages documentaires
Définition de la taxonomie : Concepts métier, Catégories, Sous-catégories, Référentiels transverses
Organisation du vocabulaire métier : Harmonisation des termes, Gestion des synonymes, Gestion des ambiguïtés
Atelier pratique : Construction d'une première taxonomie métier

Module 3 : Concevoir un modèle de métadonnées (4h)

Principes de modélisation : Métadonnées descriptives, Métadonnées métier, Métadonnées techniques, Métadonnées de gouvernance
Qualité des métadonnées : Pertinence, Simplicité d'utilisation, Maintenabilité, Performance de recherche
Construction du dictionnaire documentaire : Nom métier, Définition, Type de donnée, Valeurs autorisées, Obligations de saisie
Atelier pratique : Création d'une ébauche de dictionnaire de métadonnées

Module 4 : Mettre en œuvre la gouvernance documentaire (3h)

Taxonomie et Microsoft 365 : Term Store, Colonnes de site, Types de contenu, Bibliothèques documentaires
Gouvernance de la classification : Gestion des évolutions, Gestion des demandes métier, Contrôle de cohérence, Pilotage du référentiel
Taxonomie et IA : Microsoft Search, Recherche sémantique, Microsoft Copilot, Valorisation de la connaissance
Atelier de synthèse : Présentation du modèle documentaire conçu

Parmi les formateurs

Mathieu Jacoutot

Je souhaite donner du sens au collaboratif agile en accompagnant les entreprises et leurs collaborateurs autour des outils collaboratifs, de Teams, du Knowledge Management et de la Conduite du Changement. Je guide également les fonctions métiers des entreprises dans leur transformation en accélérant l’efficacité digitale de leurs collaborateurs.

L'organisme de formation

Sensokoa

Donner du Sens au Collaboratif Agile

Découvrir Sensokoa

Public concerné

Responsable de Service Documentaire
Responsable Knowledge Management
Responsable Qualité
Responsable Transformation Numérique
Product Owner Digital Workplace
Chef de projet SharePoint

Prérequis

Connaissance des principes généraux de gestion documentaire
Connaissance des usages collaboratifs Microsoft 365
Une expérience de SharePoint constitue un avantage sans être obligatoire

Conditions d'accès

Accessibilité

Les personnes en situation de handicap sont invitées à contacter le référent handicap de l'organisme de formation avant leur inscription afin d'étudier les possibilités d'adaptation pédagogique, technique ou organisationnelle.

Capacité

1 à 10 places

Délai d'accès

30 jours

Plus qu'une formation !

Équipe pédagogique

Consultant senior / Manager de Transition spécialisé en : Microsoft 365, Gouvernance et architecture documentaire, Knowledge Management, Transformation des organisations et Digital Workplace