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La Fonction d'Accueil: un poste de relation et de communication

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La Fonction d'Accueil: un poste de relation et de communication avec MEDEO FORMATION

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Que ce soit par téléphone ou bien en face à face, la personne responsable de l’accueil est la première voix entendue, le premier regard croisé. Elle est aussi la première à devoir gérer les moments de tension ou de dérapage des usagers dans les espaces de vie commune de la structure. Autant de raisons qui invitent à proposer une formation spécifique. Quel rôle pour le responsable de l’accueil dans une équipe pluridisciplinaire et auprès des usagers ? Comment se positionner et maintenir un cadre avec les familles et des demandes complexes ?

À propos de cette formation

Toulouges

> 0€ HT

1 jour

7 heures

Action de formation

Éligible OPCO

Chiffres clés

2022

Date de création

En savoir plus

Objectifs pédagogiques

Identifier sa propre organisation de travail et identifier les facteurs de perte de temps.

Hiérarchiser efficacement ses activités selon leur importance et leur urgence.

Utiliser des méthodes et outils d'organisation adaptés à son activité professionnelle.

Planifier son activité en tenant compte des imprévus et des contraintes.

Contenu de la formation

Comprendre son rapport au temps

Les enjeux de la gestion du temps : Les évolutions des organisations du travail, les impacts des interruptions permanentes
Les conséquences d'une mauvaise gestion des priorités : Temps subi versus temps maîtrisé
Identifier son fonctionnement personnel : Analyse de ses habitudes de travail - Identifier ses "voleurs de temps" - Les facteurs individuels influençant l'organisation - Les profils d'organisation

Hiérarchiser les priorités

Les différents niveaux de priorité
Les conséquences du mode "urgence permanente"
Les activités à forte valeur ajoutée
Utiliser des outils d'aide à la décision : La matrice d'Eisenhower - La méthode ABC -La loi de Pareto (80/20)

Organiser efficacement son activité

Structurer sa journée de travail : Planification quotidienne, planification hebdomadaire, anticipation des échéances, gestion des imprévus
Optimiser sa charge de travail
Découper les tâches complexes
Gérer les tâches récurrentes
Identifier les perturbateurs : Interruptions, sollicitations permanentes, réunions inefficaces, courriels et messageries
Développer des stratégies adaptées : Préserver ses temps de concentration, gérer les interruptions, dire non avec assertivité, fixer des limites professionnelles
Les outils de gestion du temps : Time blocking, méthode Pomodoro, To-do list efficace, Check-lists, outils numériques d'organisation

Construire une organisation durable

Construire son propre système d'organisation
Élaborer son plan d'amélioration : Identifier ses axes de progression, définir des objectifs réalistes , mettre en place de nouvelles habitudes
Pérenniser les changements et maintenir son efficacité dans le temps

L'organisme de formation

MEDEO FORMATION

Medeo Formation

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Public concerné

Agent d’accueil

Prérequis

Aucun prérequis n'est exigé pour cette formation

Conditions d'accès

Accessibilité

Notre organisme de formation s’engage à garantir l’accessibilité de ses formations aux personnes en situation de handicap et à promouvoir l’égalité professionnelle. Des aménagements pédagogiques, techniques ou organisationnels peuvent être proposés en fonction des besoins identifiés. Une évaluation des besoins est réalisée en amont de la formation afin d’étudier la faisabilité des adaptations nécessaires. Pour toute demande d’information ou d’adaptation, merci de nous contacter par mail à contact@medeo-formation.fr ou par téléphone au 04 68 36 97 53. Les modalités d’accès et d’accompagnement sont définies en lien avec notre équipe pédagogique après un échange préalable. Les délais d'accès à la formation seront définis suivant le plan de formation établie entre l'établissement et MEDEO FORMATION.

Capacité

8 à 12 places

Délai d'accès

15 jours

Diplôme / Certification

Délivrance d’une attestation et d'un certificat de réalisation de l’action de formation, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur

Plus qu'une formation !

Équipe pédagogique

Les formations sont animées par des formateurs professionnels disposant d’une expertise métier et pédagogique en lien direct avec les thématiques abordées. Leurs compétences sont vérifiées et actualisées régulièrement afin de garantir la qualité des actions de formation. Le CV du formateur intervenant sur l’action est disponible sur demande.

Ressources pédagogiques

Accueil des apprenants dans une salle dédiée à la formation (vidéo-projecteur, salle en U)
Conditions techniques, pédagogiques et d’accompagnement sont précisées avant l’entrée en formation afin de garantir la qualité des apprentissages et l’accessibilité aux outils
Mise à disposition des ressources pédagogiques des apprenants sous format papier et/ou numérique, via l’extranet ou la plateforme de formation.
Matériels adéquats pour les mises en situation (si nécessaire)
Documents supports de formation projetés
Liste de ressources en lien avec le thème de la formation
Exposés et apports théoriques
Appuis sur les retours expérimental (ReTex) des apprenants
Etude de cas concrets en lien direct avec le contexte d'exercice
Quiz et échanges en cours de séquence (Wooclap, CoDev, réalisation et restitution de supports)
Livrets de note et stylos