Formation professionnelle : élaborer un tableau de bord

tableau de bord
Sommaire

Avec la crise, le rôle du responsable de formation est devenu essentiel à l’entreprise.

C’est en effet grâce à lui que les collaborateurs peuvent monter en compétences et ainsi, participer à la compétitivité de leur entreprise.

Toutefois, il a besoin des bons outils pour pouvoir piloter son activité et analyser ses performances.

Le tableau de bord de la formation s’affirme dès lors, comme un indispensable de son quotidien. 

Pouvoir visualiser en un coup d’œil les différentes formations d’une entreprise, leur efficacité et tout gérer de façon fluide ?
Voilà les promesses du tableau de bord de la formation.

Cet outil d’aide à la prise de décision et à la prévision est idéal pour tout responsable de formation ou des ressources humaines souhaitant participer à la stratégie de son entreprise. 

Gain de temps sur des tâches chronophages, meilleure gestion des aspects administratifs, commerciaux et qualité… Les avantages sont nombreux et certains.
Encore faut-il savoir l’élaborer de façon personnalisée et adaptée à vos missions.

Qu’est un tableau de bord et plus particulièrement dans la formation ?

Avant d’envisager de concevoir un tableau de bord pour sa fonction formation, il est essentiel de comprendre de quoi il s’agit.

Celui qu’on appelle aussi “dashboard” regroupe des données utiles à la bonne marche de votre activité : chiffres, modules de formations, graphiques…
Ces indicateurs reliés aux objectifs que vous aurez fixés vous permettent de faire un suivi, d’analyser et de prendre les bonnes décisions pour favoriser la montée en compétences des collaborateurs

C’est finalement un véritable copilote qui vous épaule pour accéder à une dimension plus stratégique du métier.

C’est aussi grâce à lui que l’entreprise peut, in fine, rester performante.
Toutefois, l’élaboration d’un outil aussi ambitieux nécessite forcément une certaine méthodologie.

Les étapes de l’élaboration d’un tableau de bord de la formation

Vous ne savez pas par où commencer ?
C’est le moment de faire le point sur vos besoins et attentes. Vous pourrez ensuite créer un tableau de bord pertinent. 

▶️ Télécharger notre Matrice Plan de Formation (Fichier Excel)

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Impliquer tous les acteurs dans sa création et recueillir leurs besoins 

Le tableau de bord de la formation, bien qu’utile à l’exercice de votre activité, ne vous est pas uniquement destiné.
Il peut, en effet, être utilisé par plusieurs membres de l’entreprise : responsable des ressources humaines, membres de votre service, managers dont le rôle est essentiel dans le processus de formation…

Vous devez donc impliquer chacune de ces parties prenantes dans sa création.
Cela vous évitera de faire fausse route, notamment en termes de données, de format et de lisibilité.
Prenez le temps de réfléchir ensemble et en comprenant leurs attentes.

Fixer les objectifs du tableau de bord de la formation pour choisir des indicateurs

L’étape précédente vous a permis de déterminer les besoins de chacun.
Il s’agit désormais de déterminer les objectifs.
Que souhaitez-vous analyser, contrôler ?

Vous pourrez, dès lors, sélectionner des indicateurs pertinents, opérationnels et adaptés à l’entreprise.
Ces derniers seront, bien entendu, reliés à des objectifs de performance pour chacune des actions menées.

L’enjeu étant d’optimiser les coûts pour votre entreprise tout en respectant les critères de qualité que vous avez établis.

Choisir une solution technique 

Excel ou un Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) ?
Voilà une question intéressante qui dépend bien entendu de vos besoins, de vos effectifs et de votre budget.

Un investissement dans une solution technique performante sera néanmoins un gage de réussite. 

Faites des simulations et devis pour savoir ce qui vous convient le mieux.
Cela vous permettra ensuite de bien organiser vos données.

Collecter et organiser les données régulièrement

Un tableau de bord sans données n’est pas un tableau de bord.
C’est donc le moment d’aller à la chasse aux informations puis de les organiser et hiérarchiser de la façon la plus optimale possible. 

Vous vous rendrez rapidement compte que vous n’aurez pas un, mais plusieurs tableaux :

  • Gestion et suivi des actions de formation ;
  • Pilotage stratégique ;
  • Évaluation des actions de formation à chaud et à froid.

Cette action sera nécessairement à renouveler à de nombreuses reprises, vos données évoluant perpétuellement.
Il est alors essentiel de se donner une fréquence de mise à jour.

Communiquer les résultats

Ce tableau de bord étant relié à la performance de votre activité, il est essentiel que vous puissiez en interpréter les informations.
Ceci pour votre direction, mais également pour réaliser un bilan et, à l’issue, prendre des décisions pour l’avenir. 

Nous vous conseillons de produire des graphiques et d’apporter des analyses au fil de l’eau.
Cela vous simplifiera la tâche avant le grand jour de la présentation.

Cette dernière étape est essentielle, car elle vous confère, une nouvelle fois, un rôle stratégique.
Organisez une réunion dédiée au cours de laquelle vous ferez le point sur l’année écoulée, les résultats obtenus et les améliorations que vous prévoyez.

▶️ Apprenez à créer un tableau de suivi de formation sur Excel

Source : Tuto De Rien

En conclusion

Le tableau de bord de la formation est un outil indispensable d’un point de vue stratégique.
Vous savez désormais comment l’élaborer pour en constater les bénéfices.

Toutefois, n’hésitez pas à aller plus loin en vous formant sur le sujet, notamment en termes de digitalisation de vos outils.

Cécile Vienne - Skills Mag
Cécile Vienne
Cécile Vienne
Après 5 ans dans les relations presse et la communication, j'ai développé un espace de coworking nantais où j'ai vu grandir de nombreux entrepreneurs.

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