Fini le temps où la GPEC avait mauvaise presse auprès des salariés. La formation professionnelle apporte désormais des réponses concrètes à des manques de ressources en interne. Pourquoi et comment ?
Formation et GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences), un duo gagnant ? Il semblerait bien, car que serait la GPEC sans la formation professionnelle ? La première a su démontrer son utilité dans des contextes de fortes mutations économiques. Une arme anti-crise qui perdrait, en revanche, tout son intérêt sans l’élaboration d’un plan de développement des compétences efficaces.
En tant que responsable de formation, comment se l’approprier pour conserver la compétitivité de son entreprise et l’employabilité de ses collaborateurs ? Décryptage et conseils dans une approche complémentaire.
GPEC et formation : un duo gagnant
La crise a profondément impacté les entreprises, poussant très souvent à une accélération de la digitalisation. Les besoins ont naturellement évolué révélant, plus que jamais, l’importance de la formation dans une démarche GPEC. Mais, concrètement, qu’est-ce que la GPEC et pourquoi trouve-t-elle tout son sens grâce à la formation professionnelle ?
La GPEC : qu’est-ce que c’est ?
Pour le Ministère du travail :
« La GPEC est une démarche de gestion prospective des ressources humaines qui permet d’accompagner le changement. »
Il s’agit, dès lors, d’une méthode de gestion des compétences destinée aux entreprises qui souhaitent adapter leurs effectifs, emplois et compétences aux mutations stratégiques et aux contraintes externes (économiques, technologiques, sociales et juridiques).
Pas d’obligation, en revanche, excepté pour les entreprises de plus de 300 salariés. L’enjeu ? Anticiper les besoins en compétences pour rester performant et préparer l’avenir. Pourtant, lorsque la GPEC avait été mise en place dans les années 1980, son but était d’accompagner les plans de licenciement. Une image dont elle a encore du mal à se défaire aujourd’hui. C’est là que la formation intervient !
Quand la formation professionnelle booste l’efficacité de la GPEC
Lorsqu’on parle GPEC aujourd’hui, on parle forcément de formation. De fait, l’organisation va tout d’abord considérer les métiers de chacun et analyser si ces derniers sont en accord avec ses besoins actuels. Elle va également anticiper ceux-ci. Si des décalages trop importants apparaissent, elle pourra ainsi proposer un plan de développement des compétences en cohérence. Quand les ressources en interne sont insuffisantes, la formation apporte donc une réponse très concrète.
Elle offre aux salariés la possibilité d’acquérir de nouvelles compétences et de conserver leur employabilité. Dans ce cadre, il sera intéressant de recourir à une approche personnalisée, prenant en compte la personne dans son intégralité, avec ses soft skills et ses qualités professionnelles. Vous pourrez alors l’aider à se reconvertir si nécessaire ou à bénéficier de la mobilité interne. Une revalorisation des postes qui évite les plans de licenciement et offre à la GPEC une image plus positive.
Pour l’entreprise, cette démarche permet de rester réellement compétitive. Un atout pour sortir de la crise que nous vivons actuellement. Mais, pour cela, elle aura besoin d’une stratégie efficace.
Quel est l’intérêt de la GPEC ?
La mise en place de la GPEC est très avantageuse pour une entreprise. En effet, ce processus permet de faire monter en compétences les équipes en continu pour être à la pointe au niveau des méthodes de travail et des tendances de votre secteur. Voire être innovant pour vous démarquer de vos concurrents. Grâce à l’acquisition de nouvelles compétences vous aurez une valeur ajoutée supplémentaire et donc de nouveaux arguments commerciaux à proposer à vos prospects. La GPEC est d’ailleurs aujourd’hui appelée la GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels) pour retirer l’aspect prévisionnel et parler davantage de la formation en continu, à court terme, moyen terme et long terme.
La mise en place de la GPEC est également idéale pour le recrutement car les candidats comprennent rapidement qu’ils vont évoluer petit à petit et s’épanouir à long terme grâce à la formation en continu et qu’ils ne seront pas dans une logique de routine.
Quels sont les documents qui favorisent la mise en place du GPEC ?
La GPEC c’est aussi un ensemble de processus à mettre en place pour assurer le suivi de la montée en compétences des salariés. Et pour cela, rien de tel que des documents adéquats !
Pour assurer ce suivi, voici quelques documents indispensables à créer et à garder sous la main :
- L’organigramme avec le nom des postes et la hiérarchie dans votre entreprise.
- La cartographie des compétences.
- Les entretiens professionnels : entretien de recrutement, entretien de bilan ou encore entretien annuel avec des informations précieuses sur les compétences actuelles et à développer.
- Le référentiel de compétences qui reprend l’ensemble des compétences par fonction et qui peut être réalisé tout simplement dans un fichier Excel.
- Les fiches métier qui présentent les différents postes des employés ainsi que leurs compétences rattachées et le niveau attendu.
- Les processus RH : processus de recrutement, valeurs de la marque, avantages de l’entreprise, possibilité de formation…
Article connexe : Qu’est-ce que la grille d’évaluation des compétences et comment la construire ?
Comment mettre en place la GPEC ?
Il est important de mettre en place la GPEC dans les contextes suivants :
- Lorsqu’on se demande comment structurer l’entreprise ;
- Quand l’entreprise est exposée à un fort turnover ;
- Lorsqu’il est difficile de recruter.
Mais alors par où commencer pour entamer le processus de GPEC ?
D’abord, le bon réflexe est de réaliser un audit et de créer une stratégie propre à votre entreprise. Posez-vous les questions suivantes : où en êtes-vous de votre stratégie actuelle ? Où souhaitez-vous aller ? Tout cela en prenant en compte les compétences de vos salariés ainsi que les objectifs que vous souhaitez atteindre. Pour cela, il faut également être au fait sur les rôles de chacun dans l’entreprise.
Ensuite, il faut créer un plan d’action et réfléchir à son exécution. Pour cela, voici quelques actions à mettre en place dans votre entreprise :
- Implication des salariés dans la GPEC et notamment des managers pour tout ce qui concerne la mise à jour des fiches fonction et la communication des changements à leurs équipes.
- Création des passerelles entre les différentes fonctions pour créer des mobilités internes au niveau du partage des compétences.
- Organisation d’entretiens individuels pour parler du développement des compétences à une fréquence régulière.
- Définition d’un plan de recrutement.
4 conseils pour une démarche GPEC réussie grâce à la formation professionnelle
Comment co-construire une démarche GPEC grâce à la formation professionnelle ? Nos conseils et recommandations.
Co-construire la démarche GPEC
Souvent, la GPEC est impulsée par la direction et les ressources humaines. Pourtant, cela ne suffira pas. En tant que responsable de formation, vous avez, vous aussi, un rôle à tenir, tout comme de nombreux collaborateurs de l’entreprise. Vous allez ainsi travailler avec les différentes parties prenantes afin d’intégrer la formation dans la démarche GPEC. Ce sont, en effet, les managers et les salariés qui seront les plus à même de vous communiquer leurs fiches de poste et leurs besoins. La direction aura, elle aussi, des objectifs bien précis à réaliser. Avec les responsables de ressources humaines, vous allez donc accompagner chacun des intervenants dans la démarche. Mais il s’agira avant tout de travailler en mode projet pour que chacun se sente impliqué et ne considère pas cela comme une obligation sans intérêt.
Cartographier les compétences
Une fois ces informations réunies, la réalisation d’une cartographie des compétences sera bien souvent utile. Là encore, c’est à vous d’aider chacune des équipes dans cette étape. Ces données vous permettront ensuite de réfléchir aux parcours professionnels de chacun des membres de l’entreprise. C’est bien entendu de là, que découle le plan de développement des compétences pour d’éventuels changements de poste, mutation ou reconversion.
Organiser les entretiens annuels et professionnels
Enfin, qui dit formation dit, bien entendu, entretiens annuels et professionnels. Ces rendez-vous sont indispensables pour recueillir les besoins, envies et faire un état des lieux de l’évolution de chacun au sein de l’entreprise. Votre base de travail finalement ! Si les managers sont en première ligne, c’est à vous de leur donner les clés pour mener les entretiens de façon efficace. Pensez à les former sur ces sujets et n’hésitez pas à assister ceux qui en ont besoin.
Communiquer en interne
Nous l’évoquions plus tôt, la GPEC n’a pas toujours eu bonne réputation. S’engager dans une telle démarche pourrait donc susciter des interrogations et des craintes. En travaillant avec les différentes parties prenantes, il sera essentiel de rassurer les salariés. Vous pourrez également mettre en avant l’objectif de formation interne pour conserver les effectifs actuels. La communication sera votre meilleur atout pour éviter les incompréhensions ou les malentendus.
GPEC : les pièges à éviter
Mais la mise en place de la GPEC c’est également certains pièges à éviter afin que les processus aient un réel impact sur vos employés et la vie de votre entreprise.
Voici donc trois règles à respecter pour réussir sa stratégie de GPEC :
- Définissez des objectifs clairs et réalisables.
- Mettez en place de réels moyens pour parvenir à vos objectifs sans vous focaliser seulement sur les résultats finaux.
- Intégrez vos salariés à la démarche de GPEC pour qu’ils se sentent concernés et impliqués et non obligés de réaliser certaines tâches.
En conclusion
La GPEC est un formidable outil lorsqu’il est associé à la formation. Il permet de rester compétitif tout en conservant l’employabilité des collaborateurs. Grâce à nos conseils, vous êtes maintenant prêt à accompagner votre entreprise dans cette démarche ambitieuse.
