L’évaluation des compétences professionnelles est cruciale pour améliorer les performances en entreprise. Découvrez comment mettre en place une grille d’évaluation des compétences efficace pour mesurer les compétences techniques et comportementales de vos collaborateurs.
L’évaluation des compétences est l’occasion de faire le point sur les ressources humaines disponibles dans l’entreprise. Il convient de les analyser avec professionnalisme pour des résultats parlants. Surtout, les modalités d’évaluation sont propres à chaque entreprise. Suivez le guide de l’évaluation des compétences en entreprise pour des entretiens efficaces.
Pourquoi et comment évaluer les compétences en entreprise ?
L’évaluation des compétences en entreprise est importante pour gérer les ressources humaines et veiller au bon fonctionnement de la société. Pour développer les compétences des salariés, il est nécessaire de les évaluer régulièrement. Cela permet entre autres de mesurer, à l’aide d’outils, si les objectifs d’évolution sont atteints et d’en déterminer de nouveaux. Pour garantir la réussite de cette démarche, l’évaluation des compétences nécessite la mise en place de procédures de qualité au sein du service RH.
Qu’est-ce que l’évaluation des compétences ?
L’évaluation des compétences professionnelles est une démarche qui permet à l’entreprise de mesurer le niveau et la qualité des compétences de ses collaborateurs. Elle mesure la capacité des employés à réaliser les tâches et missions que leur confie l’entreprise. Toutes les entreprises sont concernées : TPE, PME et grands groupes.
Cette démarche est mise en place par la direction de l’entreprise, ou directement par le service des ressources humaines. L’évaluation des compétences est souvent répartie en deux grands groupes :
- Les compétences techniques (ou Hard Skills) facilement quantifiables acquises lors de formations ou dans l’exercice des fonctions : diplômes, maîtrise de logiciels, langues parlées, etc.
- Les compétences comportementales (ou Soft Skills) plus difficiles à quantifier qui représentent le « savoir-être » ou des compétences « interpersonnelles » et qui font référence à la capacité du collaborateur d’interagir avec les autres : gestion du temps, flexibilité, communication, éthique du travail, leadership, etc. Cela peut se faire à l’aide d’un Assessement Center par exemple.
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Les avantages de l’évaluation des compétences
L’un des principaux avantages d’évaluer les compétences des salariés en entreprise est de préparer l’évolution de leur parcours. Cela permet notamment de répondre aux besoins futurs de l’entreprise et de faire face à la digitalisation de l’économie. Travailler sur l’adaptation des compétences permet à l’entreprise de rester concurrentielle ou de le devenir sur de nouveaux marchés.
L’évaluation des compétences permet, par le biais d’un plan de formation notamment, de déployer la vision stratégique de l’entreprise grâce aux ressources humaines qu’elle détient.
L’évaluation des compétences et la gestion opérationnelle des équipes
Au travers d’entretiens, évaluer les compétences des salariés permet aux managers de cerner les compétences des collaborateurs et de leur besoin concret de formation. Grâce à la grille des compétences utilisée comme outil d’analyse, l’employeur identifie facilement les compétences sur lesquelles les collaborateurs sont attendus à leur poste de travail, et celles qui sont acquises.
Bien connaître les compétences des employés permet aux managers de proposer des formations adaptées à chaque collaborateur, pour des remises à nouveau. En cas de changement de poste ou d’évolution de carrière, cette démarche fournit également des données précieuses à l’employeur, pour s’assurer du bon déploiement des ressources humaines disponibles au sein de l’entreprise.
Gérer les compétences dans l’entreprise
L’évaluation des compétences est un des outils du guide d’entretien professionnel utile dans le cadre de la Gestion des Emplois et Parcours Professionnels (GEPP). La mise en place d’une GEPP est obligatoire pour les entreprises et groupes de plus de 300 salariés. C’est un processus très important de la gestion des ressources humaines permettant d’anticiper les besoins à venir. L’évaluation des compétences aide à remplir cette obligation de GEPP pour l’employeur.
Comment intégrer l’évaluation des compétences à sa stratégie RH ?
Pour une efficacité optimale, il est important que l’employeur, les ressources humaines, les managers et les collaborateurs œuvrent dans la même direction. Pour cela, il convient d’établir un référentiel commun pour évaluer les compétences. Les fiches de postes doivent être le plus complètes possible en faisant référence aux compétences attendues pour chaque employé. La communication entre tous les services ci-dessus est également un élément clé pour la réussite de l’évaluation des compétences.
Les outils nécessaires pour évaluer les compétences des salariés doivent être mis à disposition de l’équipe compétente avant les différents entretiens menés au cours de la carrière professionnelle du collaborateur. L’entretien annuel, individuel ou encore l’entretien récapitulatif à 6 ans (obligatoire depuis 2014) sont autant d’occasions d’évaluer les compétences du personnel de l’entreprise et d’analyser les résultats.
Lors de ces entretiens, il est important de relever les formations suivies par l’employé, de prendre note des difficultés rencontrées et des réalisations marquantes du collaborateur. Ces informations sont relevées grâce aux outils mis à disposition des managers pour mener à bien ces entretiens.
Quels outils utiliser pour l’évaluation des compétences ?
Il existe différents outils permettant d’évaluer les compétences des salariés en entreprise : grille d’évaluation des compétences, auto-évaluation, évaluation à 360°, etc.
La grille d’évaluation des compétences
Cette grille est un outil de ressources humaines qui sert de base commune à toute l’entreprise, pour garantir l’équité des évaluations des employés. Cette grille d’évaluation des compétences reprend les savoirs, savoir-être et savoir-faire des collaborateurs.
- Les savoirs sont les connaissances métiers indispensables au collaborateur pour mener à bien sa mission au sein de l’entreprise ;
- Les savoir-faire sont l’expérience, l’application des compétences et l’enrichissement de l’expertise du salarié ;
- Les savoir-être sont les Soft Skills, autrement dit les comportements individuels du collaborateur liés à sa personnalité.
Pour chacun de ces trois groupes, des critères sont à observer et à mesurer en attribuant une note ou une appréciation. Ce document se veut d’être constructif pour mettre en lumière les points positifs et les axes d’amélioration à mener en fonction des résultats.
Il est la base de la préparation des entretiens annuels pour évaluer les performances sur une période définie et fixer de nouveaux objectifs (comme des indicateurs de performances). Il sert également à ouvrir la discussion sur une éventuelle évolution de poste, mise en place d’une formation ou augmentation de la rémunération.
Pour allez plus loin et découvrir nos modèles rendez-vous dans notre article : Grille d’évaluation des compétences : construction et modèle.
L’auto-évaluation
Cette technique permet à l’entreprise de demander à chaque collaborateur d’identifier ses propres points forts et faibles. C’est l’occasion de donner la parole aux employés sur ce qu’ils perçoivent comme forces ou faiblesses nécessitant une attention de la part de la direction.
Dans cette méthode d’auto-évaluation, le salarié et le manager remplissent tous deux la fiche d’évaluation qui se présente sous forme de questionnaire, chacun de leur côté.
Cet outil est un excellent moyen d’engager l’employé dans le suivi des formations, qui n’en seront que plus efficaces.
L’évaluation à 360°
Cette méthode est souvent réservée aux cadres de l’entreprise. Elle consiste à demander aux collaborateurs des cadres de les évaluer sur plusieurs axes. Il peut être interne à l’entreprise, ou s’étendre hors des murs de la structure au niveau des clients et des fournisseurs.
Son but est de faire intervenir toutes personnes étant en lien avec l’employé évalué, quel que soit son niveau hiérarchique. Cette évaluation commence par l’auto-évaluation du salarié, puis des autres collaborateurs et enfin de son manager N+1.
Cette technique d’évaluation se veut plus objective, car le collaborateur est évalué par plusieurs sources, dans différents contextes.
Évaluation 360 : Les différents usages (partie 3/3)
L’évaluation des compétences par logiciel
De plus en plus d’entreprises ont recours à des logiciels pour évaluer les performances professionnelles des salariés. Ces logiciels permettent de faciliter les procédures d’évaluation des compétences et connaissances des employés.
Ils ont pour avantage d’être plus conviviaux en permettant de dresser un bilan grâce au travail commun du collaborateur et du manager dans le cadre d’un entretien. Ils aident à déterminer et pondérer les objectifs et offrent une vision des compétences humaines disponibles dans l’entreprise en vue de son développement.
Ce type de logiciel dédié à l’évaluation des compétences simplifie les entretiens, centralise les informations chaque année, facilite l’échange de l’évaluation à 360°, et offre une vue complète sous forme de bilan des ressources disponibles en interne.
Nos conseils pour bien choisir votre logiciel d’évaluation des compétences : il est indispensable de tenir compte des critères tels que le nombre d’employés et la taille de l’entreprise, les fonctionnalités utiles à votre structure (recrutement, gestion des compétences, gestion des formations, etc.), le nombre d’utilisateurs du logiciel ou encore l’aspect collaboratif pour fluidifier le processus d’évaluation.
L’impact de l’intelligence artificielle sur l’évaluation des compétences
L’intelligence artificielle (IA) joue un rôle transformateur dans l’évaluation des compétences en entreprise, offrant des avantages significatifs et des innovations révolutionnaires.
1. Analyse des données en temps réel : Les outils d’IA collectent et analysent les données de performance des employés en temps réel. Cela permet de détecter rapidement les points forts et les domaines à améliorer, offrant une vision précise et instantanée des compétences.
2. Personnalisation et adaptation : L’IA permet de personnaliser les critères d’évaluation en fonction des rôles spécifiques et des besoins individuels des employés. Les algorithmes adaptatifs ajustent les évaluations en fonction des performances passées et des objectifs futurs, garantissant une évaluation plus pertinente et ciblée.
3. Réduction des biais : Les évaluations basées sur l’IA minimisent les biais humains en s’appuyant sur des données objectives et quantitatives. Cela assure une évaluation plus équitable et transparente, où chaque employé est jugé sur des critères uniformes et précis.
4. Feedback continu et constructif : Les systèmes d’IA fournissent un feedback en temps réel et continu, permettant aux employés de recevoir des commentaires constructifs au moment opportun. Cela favorise une amélioration constante et un développement professionnel régulier.
5. Intégration avec les systèmes de formation : L’IA peut être intégrée aux plateformes de formation et de développement pour recommander des parcours de formation personnalisés. Ces recommandations sont basées sur les évaluations de compétences, aidant les employés à combler leurs lacunes et à développer de nouvelles compétences alignées avec les besoins de l’entreprise.
6. Prédiction des besoins futurs : Les outils d’IA peuvent anticiper les besoins futurs en compétences en analysant les tendances actuelles et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Cela permet de planifier des formations et des recrutements de manière proactive, assurant que l’entreprise dispose toujours des compétences nécessaires pour réussir.
Évaluation des compétences en entreprise : les étapes essentielles
Certaines règles sont à observer pour évaluer les compétences professionnelles de l’équipe de collaborateur au sein de l’entreprise. Pour commencer, l’employeur est tenu d’informer les représentants du personnel avant d’entamer le processus d’évaluation. Les acteurs à informer sont le CHSCT (le Comité d’Hygiène de Sécurité des Conditions de Travail), les délégués du personnel et le comité d’entreprise.
L’entreprise est également tenue d’informer le salarié sur le type d’évaluation qui sera menée, ainsi que le moment et les conditions dans lesquelles il sera évalué. Il convient d’indiquer au collaborateur le système de notation, les critères observés et le type d’évaluation (annuelle, professionnelle, etc.).
Une fois cette obligation d’information menée à bien, le service des ressources humaines peut entamer l’évaluation des compétences en entreprise. Trois étapes sont nécessaires :
- Il est primordial que l’équipe en charge de l’évaluation comprenne le contexte dans lequel l’employé évolue afin de dresser un bilan professionnel pertinent : niveau de responsabilités, niveau d’autonomie, la définition précise de son poste de travail et de sa mission, etc.
- Établir la grille d’évaluation des compétences professionnelles en déterminant les critères qui rendront le bilan complet et rationnel. La grille repose sur les 3 critères définis plus haut.
- Le bilan de l’évaluation doit mettre en lumière les objectifs atteints et les points d’amélioration à apporter (par le biais de formations professionnelles par exemple). Ce bilan dresse également les nouveaux objectifs à atteindre pour chaque année. Ces derniers doivent être SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, et Temporellement définis).
Voici trois exemples de prompts que vous pouvez utiliser avec une IA pour aider un responsable des ressources humaines à évaluer les compétences de ses collaborateurs :
Prompt 1 : Évaluation des compétences en leadership
« Créer un outil d’évaluation pour mesurer les compétences en leadership des managers. Inclure des critères tels que la capacité à motiver et inspirer une équipe, la prise de décision stratégique, la gestion des conflits, et la communication efficace. Évaluer chaque compétence sur une échelle de 1 à 5, avec des descriptions détaillées pour chaque niveau. »
Prompt 2 : Évaluation des compétences en communication
« Développer une grille d’évaluation pour évaluer les compétences en communication des employés. Les critères doivent inclure la clarté de l’expression orale et écrite, l’écoute active, la capacité à donner et recevoir des feedbacks, et la présentation devant un public. Utiliser une échelle de 1 à 5 avec des exemples concrets pour chaque niveau. »
Prompt 3 : Évaluation des compétences en gestion de projet
« Créer une grille d’évaluation pour mesurer les compétences en gestion de projet des collaborateurs. Inclure des critères tels que la planification et l’organisation, la gestion des ressources, le suivi des budgets, la gestion des risques, et la communication avec les parties prenantes. Chaque critère doit être évalué sur une échelle de 1 à 5, avec des descriptions claires et détaillées pour chaque niveau. »
Exemple d’une fiche d’évaluation des compétences
Réaliser une grille d’évaluation professionnelle peut être délicat. Il convient de ne pas se tromper dans le choix des items qui seront évalués. Il convient de mesurer les compétences techniques, relationnelles et managériales de chaque employé.
Voici un modèle de fiche d’évaluation des compétences (source : manager-go.com) pour vous aider dans la mise en place du processus au sein de votre structure.
Chaque fiche d’évaluation, même si certains critères reviennent souvent dans chaque modèle de grille, est à personnaliser en fonction du profil de l’entreprise, de son souhait de développement, ou de ses objectifs stratégiques.
L’évaluation des compétences professionnelles des salariés en entreprise est une procédure importante pour le développement de la structure. L’exploitation des données est tout aussi primordiale que l’évaluation en elle-même. C’est le bilan dressé lors de ces entretiens qui donnent des réponses importantes à l’employeur, qu’il pourra exploiter dans le cadre de sa stratégie de développement.
Autre modèle : la fiche d’évaluation du personnel en Excel (proposé par Business Plan Excel).
Ce modèle se présente sous la forme d’un tableau simple à remplir, organisé par compétences à évaluer : savoir-faire, savoir-être dans l’entreprise et vis-à-vis des tiers, et prise d’initiative. Chaque critère est noté sur une échelle de 1 à 5, avec des commentaires pour justifier les notes et proposer des pistes d’amélioration. Ce modèle est téléchargeable gratuitement sur le site de Business Plan Excel (Business Plan Excel).
Précédemment sur Skills Mag :
- Accompagnement de la formation… faut-il revoir la relation avec les OPCO ?
- Mettre en place la mobilité durable en entreprise ?
- Guide complet pour créer un catalogue de formation en entreprise
- Grille d’évaluation des compétences : construction et modèle
- Planifier des formations en entreprise : les erreurs à éviter
