Cet article sur le suivi de son plan de formation est le troisième d’une série dédiée à la politique de formation en entreprise. Retrouvez les autres articles du dossier ici :
- Qui inclure dans la définition de son plan de formation ?
- 8 étapes pour bien piloter la politique formation de son entreprise
La politique de formation est au cœur de la stratégie d’une équipe dédiée aux ressources humaines. Si son importance est bien identifiée et qu’il s’agit généralement d’un outil transverse au service du bien-être des collaborateurs et de la performance des salariés, suivre son plan de formation est également un poste d’action chronophage qui nécessite des process clairs et communiqués auprès de tous.
Dans ce dernier article, nous avons compilé les meilleures pratiques afin de ne pas se laisser submerger au quotidien par le suivi de votre plan de formation.
Pour cela, nous avons discuté avec des professionnelles des ressources humaines, issues de secteurs variés avec des enjeux et des pratiques différentes, toujours en ayant à coeur d’offrir une expérience de formation de qualité aux membres de leurs équipes.
Merci à M., Coraline, Audrey, Marie et Laure, RH membres de la communauté Un Vent Nouveau pour leur témoignage !
Faut-il s’outiller pour bien piloter son suivi de formation ?
“Arrêtons de croire que les entreprises sont équipées ! Plus encore que l’outil, ce qu’il faut construire, c’est un process. Une fois qu’il est clair et qu’il est rattaché à des objectifs et des rôles, on peut réfléchir à un outillage adapté.”
Du fait de la grande diversité des missions de la fonction RH, les outils se multiplient et il est difficile de justifier d’une énième dépense auprès de son service financier, en particulier quand chaque outil est indépendant.
Pour beaucoup de RH, le suivi du plan de formation formation se retrouve souvent relégué dans un tableau Excel. Comme toujours, choisir un outil c’est avant tout savoir pourquoi on en a besoin. Comme pour tout cahier des charges, il convient donc de lister les besoins liés au suivi de formation et de les prioriser en fonction de sa stratégie et de ses objectifs.
- Les besoins de centralisation concernent tout ce qui nécessite de stocker des informations et de les faire évoluer au fil du temps. On va par exemple y retrouver les suivi des demandes de besoin des salariés, le catalogue de formation ou encore le suivi des formations obligatoires et leurs dates de recyclage.
- Les besoins de suivi sont liés à tout ce qui permet au quotidien d’identifier les étapes importantes de chaque formation. Ce sont des besoins naturellement en lien avec la notion d’interconnexion avec d’autres outils afin d’éviter au maximum la double-saisie d’informations.
- Enfin, le reporting étant une part importante de la stratégie de formation, il se positionne naturellement comme un critère important lors du choix d’un outil. Bonne nouvelle, une fois que toutes les informations sont au même endroit, les rapports d’activité se génèrent aisément !
Selon la taille de l’entreprise, l’importance de la stratégie de formation et les outils déjà existants, ces différents critères vont peser dans la balance pour choisir de s’outiller en accord avec ses besoins… Et son budget.
Et les formations internes dans tout ça ?
Les formations internes sont un type de formation à part dans le suivi d’un plan de formation entreprise. Si elles sont extrêmement valorisantes et un véritable levier de l’engagement d’un collaborateur, que ce soit au moment de son onboarding ou tout au long de son parcours de carrière, elles sont trop souvent considérées comme une façon de réaliser des formations à bas coût, au détriment de l’engagement des apprenants.
Le scénario est connu : une entreprise investit dans une plateforme “LMS” (learning management system) pour y stocker les formations e-learning réalisées en interne et propose ainsi à ses collaborateurs des formations gratuites et disponibles en permanence.
Au bout de quelques mois, les statistiques sont décevantes : peu de salariés se forment et une partie d’entre eux ignore même que la plateforme e-learning existe, malgré l’ensemble des communications réalisées en interne !
En effet, cette initiative permet d’amorcer la création d’une culture apprenante au sein de l’entreprise, mais changer sa culture d’entreprise, cela ne se décrète pas, cela s’incarne au quotidien !
Pour cela, il faut commencer par considérer les formations internes comme des formations comme les autres.
C’est-à-dire avec un niveau d’accompagnement et de suivi tout aussi assidu que s’il s’agissait d’une formation réalisée par un prestataire externe. En particulier en ce qui concerne les documents officiels (convocations, programme, questionnaires qualité), l’implication des formateurs, et les modalités d’évaluation de la formation.
A noter par ailleurs qu’une formation réalisée en interne, au même titre qu’une formation réalisée par un prestataire externe, peut être financée par un financeur externe, si elle justifie des mêmes critères qualité en matière de processus et de reporting.
La fiche mémo : 4 conseils pour ne pas se laisser submerger dans le suivi de son plan de formation
Gérer son temps !
“Il y a souvent une période dédiée à ça dans l’année. C’est l’occasion de faire un bilan et de se projeter. Puis au quotidien cela peut me prendre jusqu’à 20% de mon temps.”
Planifier et mettre en place une stratégie de formation est extrêmement chronophage. Il est logique par ailleurs que cela occupe généralement un mi-temps ou un temps plein d’un membre des équipes RH. Pour ne pas totalement sombrer, pensez à dédier un temps à l’élaboration de la stratégie et du budget en début d’année, pour ensuite suivre chaque action au quotidien et vous greffer sur les différents temps forts de chaque équipe.
Communiquer sur votre plan de formation
“Je communique toujours en amont le process RH de l’année : voici ce qu’il va se passer, et voici ce que je vais attendre de vous.”
La formation permet d’avoir rapidement un impact positif sur les équipes et se prête aisément au jeu de la transparence. En rappelant régulièrement les règles du jeu à chacun, chaque collaborateur a la possibilité de devenir acteur de son parcours de carrière.
Sourcer les formations
“Pour trouver les formations, il ne faut pas sous-estimer le pouvoir de l’expérience et du réseau. Grâce à une communauté comme Un Vent Nouveau, je trouve toujours des recommandations de qualité pour mes collaborateurs.”
Construire un catalogue de formations prend du temps, mais c’est important de le voir comme un work in progress permanent.
Plutôt que de recenser une bonne fois pour toutes toutes les formations disponibles, mieux vaut documenter les anciennes formations suivies, recueillir les besoins de formation et l’alimenter au fur et à mesure des formations.
Astuce : pour chaque formation, pensez à conserver le niveau de satisfaction des participants ainsi que les modalités de financement.
IDENTIFIER LES MEILLEURS PRESTATAIRES DE FORMATION
Créer votre catalogue interne grace à des formations pré-sélectionnées pour vous.
Responsabiliser les collaborateurs dans le suivi du plan de formation
“C’est toujours la difficulté sur la formation : tout le monde veut être formé, mais personne ne veut le faire.”
L’engagement des apprenants est déterminant pour qu’un plan de formation ait un impact positif. Pour cela, pas de secret, la communication est l’élément le plus important.
Au-delà de son parcours de carrière, c’est l’occasion pour un collaborateur d’investir sur lui-même.
Il s’agit d’un temps dédié dans l’année pour prendre le temps de faire un point sur ses compétences et prendre du recul sur son quotidien. A l’issue d’une formation pensez à collecter les retours afin de construire des témoignages actionnables sur le long terme !
Conclusion : suivre votre plan de formation vers une stratégie de formation dynamique !
Une stratégie de formation efficace ne se limite finalement pas à une simple conformité. Elle nécessite une approche proactive et réfléchie, intégrée dans les missions quotidiennes des ressources humaines.
Une stratégie de formation peut se permettre de vivre tout au long de l’année, et d’évoluer au rythme des besoins des équipes, mais aussi des envies et des convictions des RH qui les portent.
Précédemment sur Skills Mag
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