Dossier politique de formation : 8 étapes pour bien piloter la politique formation de son entreprise.

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Il n’existe pas de mode d’emploi unique pour piloter sa politique formation en entreprise. Cela va dépendre de nombreux facteurs : la taille de l’entreprise, le métier des collaborateurs, le secteur de l’entreprise, la culture de la formation en interne… Au final, cela repose en grande partie sur les épaules du service RH qui va oser se saisir de l’enjeu et lui donner une première impulsion.

S’il n’y a pas de stratégie type, il y a néanmoins des incontournables. Nous sommes allés à la rencontre de professionnels des ressources humaines qui nous ont partagé leurs bonnes pratiques et leurs enjeux et qui nous ont permis de construire les 8 étapes indispensables pour une stratégie de formation efficace !

Merci à M., Coraline, Audrey, Marie et Laure, RH membres de la communauté Un Vent Nouveau pour leur témoignage !

Les 8 étapes d’un bon pilotage de sa politique formation

1- Faire un état des lieux de sa précédente politique formation

Difficile de savoir où l’on va si on ne sait pas d’où on vient ! Un bon pilotage piloter de sa politique formation commence bien sûr par un état des lieux. Via une phase de collecte d’informations approfondie, notamment à travers la construction de questionnaires d’entretiens professionnels et la création de matrices de compétences, l’objectif est d’identifier les soft skills et les hard skills nécessaires pour chaque poste ou chaque département. 

En parallèle, il est également important de disposer d’un document exhaustif retraçant le parcours de chaque collaborateur, permettant ainsi de mieux cerner leurs besoins en formation et de concevoir des plans de développement personnalisés. 

Enfin, évidemment, les axes stratégiques de l’entreprise doivent se traduire en objectifs opérationnels. C’est l’écart entre les compétences des salariés et ces objectifs opérationnels qui permettent d’identifier les thématiques stratégiques du plan de formation.

2 – Définir son budget formation

Il existe autant de façons de déterminer son budget de formation qu’il y a d’entreprises !
Celui-ci dépend essentiellement de deux facteurs qui interagissent : la culture interne de l’entreprise et la facilité à obtenir des financements publics.

La culture interne de l’entreprise est évidemment déterminante : il est plus facile d’obtenir des budgets plus larges, de valoriser les formations internes et d’envisager d’autres formes d’accompagnement (du coaching par exemple) dans une entreprise apprenante.

Quelle que soit cette culture cela dit, la règle est généralement la même : ce sont les budgets des années précédentes qui vont déterminer le budget alloué pour l’année en cours.
Un chiffre à retenir est souvent celui de 1500€ / collaborateur qui permet de garantir une formation par an, par salarié.

En parallèle du budget interne, les OPCO (opérateurs de compétences) sont là pour accompagner les entreprises dans la constitution de leur stratégie de formation et l’optimisation de leur budget.
Pour cela, il est indispensable d’avoir un interlocuteur de référence au sein de son OPCO, afin de mieux comprendre les dispositifs de financement disponibles, mais également de s’adapter aux priorités qu’ils portent.
Les sujets comme le numérique ou la transition écologique sont par exemple plébiscités par les institutionnels qui peuvent parfois leur prévoir des enveloppes dédiées.

3 – Collecter les besoins de formation pour piloter sa politique formation

“Faire de la formation pour dire qu’on en fait : imposer des formations à des équipes s’il n’y a pas une vraie utilité, un vrai besoin ou une vraie envie, ça ne marche pas. Il faut toujours partir du besoin des équipes.”

Afin de faire de chaque partie prenante de l’entreprise un acteur du plan de formation, il est important de prendre le temps d’avoir des entretiens individuels avec chaque directeur de département.
Ces rencontres visent à passer en revue les besoins en formation qui ont été identifiés dans le cadre de la fixation des objectifs de l’année.

Idéalement, les besoins de formation sont collectés lors de cette étape, mais si ce n’est pas le cas, les RH et les directeurs de département collaborent pour les identifier ensemble à ce moment-là. Cette approche garantit que les plans de formation sont étroitement alignés sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et les besoins spécifiques de chaque département.

Selon la taille de l’entreprise, mettre en place une stratégie de formation peut aussi être l’occasion de prévoir des points individuels avec chaque salarié. L’occasion de remettre leur carrière et leurs besoins au centre des discussions.

4 – Faire son catalogue de formation

En parallèle de la collecte des besoins de formation, il faut évidemment centraliser au même endroit toutes les offres de formation disponibles.
Que cette information soit publique ou non, la mise en place d’un catalogue de formation permet de retrouver rapidement les prestataires de confiance qui ont déjà réalisé des formations, de garder un historique des formations réalisées, de leur impact, et d’avoir un support de discussion commun avec tous les acteurs de la formation en entreprise !

A l’instar de la phase “état des lieux”, un bon catalogue de formations est chronophage lors de sa création, mais ne nécessite ensuite qu’un entretien ponctuel : l’occasion de l’enrichir, soit au fur et à mesure de la mise en place de la stratégie de formation, soit une fois par an, lors de la phase de bilan et de définition des objectifs de l’année.

5 – Construire le plan de formation… Ou en tout cas sa trame !

Une fois le budget formation déterminé et les orientations connues, il faut arbitrer. Plutôt que de piloter la piloter une politique formation monolithique, mieux vaut se laisser de la souplesse !

En effet, l’expérience recommande plutôt d’attribuer d’office une partie du budget sur les formations les plus importantes, mais d’en garder également à disposition pour se permettre d’être réactif tout au long de l’année.

Parmi les critères de priorisation, pensez : 

• Aux objectifs de l’entreprise.

• Aux salariés qui en ont le plus en besoin : ceux dont l’engagement envers l’entreprise doit être renouvelé, ceux qui ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs, mais aussi ceux qui n’ont pas été formés depuis longtemps.

• Aux opportunités de financement proposées par votre OPCO.

6 – Communiquer sur votre politique formation

“Il faut bien communiquer sur les règles du jeu : si tu ne communiques pas, tout le monde fait n’importe quoi ! Par exemple, tous les mois, je prends 5 minutes pour parler de la formation lors des réunions manager.”

Un bon plan de formation, c’est un plan de formation qui est mis en œuvre ! Et pour cela, il est essentiel de s’assurer que chaque partie prenante sait quels sont les outils et processus à sa disposition.

• Assurez-vous que chaque salarié connaît ses droits et les interlocuteurs qu’il peut solliciter.

• Chaque manager doit être responsabilisé sur la remontée des besoins de formation, ainsi que sur une transmission régulière du processus de demande de formation pour les salariés.

• Enfin, au moins une fois par an, les élus de l’entreprise doivent être informés des grandes lignes du plan de formation. L’occasion de présenter la stratégie, les processus mis en place et surtout l’impact des actions précédentes sur la stratégie de l’entreprise et le bien-être des salariés.

Bien communiquer sur la formation, c’est l’occasion de créer un nouveau rituel au sein de l’entreprise.

7 – Réaliser les formations

“Il ne faut pas sous-estimer la partie administrative de la formation en France, elle est très lourde. Mis à part la paye, pour les RH, c’est la partie la plus lourde.”

S’il s’agit peut-être de la partie qui nécessite le moins d’explications, c’est en revanche celle qui est incontournable : réaliser des formations c’est ce qui donne tout son sens à l’ensemble de la stratégie de formation.

Voici quelques éléments à ne pas oublier lors de la réalisation d’une formation : 

• Les besoins de formation sont parfois transverses : il est plus facile d’organiser une formation pour plusieurs personnes que pour une seule. C’est également un excellent levier de négociation des prix auprès des prestataires de formation.

• Une formation doit être documentée : au-delà des documents obligatoires de la formation, il faut stocker, pour chaque salarié, à quel besoin la formation se rattache, et quel est son impact sur sa progression dans l’entreprise.

Les formations internes aussi doivent être documentées ! Si elles peuvent parfois prendre une forme plus informelle, il serait dommage de les oublier alors qu’elles valorisent plus d’un collaborateur et ont un impact positif bien au-delà de l’acquisition de nouvelles compétences.

8 – Mesurer l’impact afin de piloter votre future politique formation

Mesurer l’impact d’une stratégie de formations est un enjeu à bien des égards. Au niveau individuel, cela permet, pour chaque collaborateur, de s’assurer de sa satisfaction mais aussi de son évolution en matière de compétences, de performance et de plan de carrière.

C’est également un moyen d’avoir de la traçabilité vis-à-vis des prestataires de formation. Pour cela, des questionnaires de suivi, à chaud et à froid, sont indispensables.

Au niveau collectif, puisque évidemment un plan de formation doit servir la stratégie de l’entreprise, mesurer l’impact du plan de formation sert plus largement le baromètre social de l’entreprise et la mesure de performance des équipes.

Enfin, ce qui est mesuré doit évidemment être communiqué ! Partager chaque année un bilan des actions menées permet de faire le point sur l’impact des actions de formation et impliquer de nouveau chaque collaborateur.

Conclusion : 8…9…10… 50 étapes ?

Nous l’avons vu au début de cet article, il n’y a pas de façon unique de piloter sa politique formation. Chaque étape présentée va dépendre d’une multitude de facteurs et ainsi se retrouver multipliée en plusieurs sous-étapes… ou au contraire réduite à une simple action dans une to do list.

Pour certains la collecte des besoins de formation est une action ponctuelle qui prend une semaine au début de l’année, tandis que pour d’autres c’est une mission fil rouge qui anime leur année au sein de l’entreprise.
C’est à chacun de trouver son style et d’incarner, à sa manière, la politique formation de son entreprise !

Prochaine étape : faire vivre sa stratégie de formation au quotidien – comment bien suivre son plan de formation ?

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