Vous souhaitez externaliser vos entretiens professionnelles mais aussi vous assurer que vous respectez bien toutes les règles légales ? Considéré comme un rendez-vous de première importance entre l’employeur et le salarié, l’entretien professionnel a pour objectif de se pencher sur l’évolution professionnelle du travailleur et ses besoins en formation.
À partir du moment où il s’agit d’une obligation légale strictement encadrée, l’employeur peut-il externaliser les entretiens professionnels et les faire réaliser par un prestataire externe ?
Focus sur les règles légales sous l’angle de l’externalisation de ce rendez-vous obligatoire entre travailleur et employeur.
L’entretien professionnel : une obligation légale et un outil pour la formation
Contrairement à l’entretien annuel avec lequel beaucoup le confondent, l’entretien professionnel n’a pas pour vocation d’évaluer le travail du salarié.
Axé sur l’évolution professionnelle du salarié, il est destiné à faire le point sur les qualifications du travailleur tout en abordant les formations utiles à l’évolution de ses compétences.
Il s’agit donc d’un outil de gestion des ressources humaines précieux tant pour l’entreprise que pour le salarié qui fait parti des obligations des entreprises en matière de formation professionnelle.
Tout employeur, quelle que soit la taille de son entreprise, est tenu d’organiser tous les 2 ans au moins.
Cette obligation vise tous les salariés de l’entreprise ayant 2 ans d’ancienneté dans l’entreprise.
Quel que soit le type de contrat de travail : CDI, CDD, travail temporaire, apprentissage, professionnalisation…
Attention : cela ne concerne pas les salariés mis à disposition de l’entreprise (sous-traitance ou intérim).
Au-delà de cette périodicité de 2 ans, l’entreprise doit organiser un entretien professionnel sans attendre lorsque le travailleur revient après :
- un arrêt de travail pour longue maladie ;
- un congé maternité ou d’adoption ;
- un congé parental d’éducation ;
- un congé de proche aidant ;
- une période de mobilité volontaire sécurisée (uniquement dans les entreprises de 300 salariés ou plus) ;
- un congé sabbatique ;
- une période d’activité à temps partiel après congé de maternité ou d’adoption ;
- la fin d’un mandat syndical.
Une obligation supplémentaire s’impose tous les 6 ans puisque l’entretien professionnel doit alors être complété par un état des lieux récapitulatif.
Celui-ci est destiné à vérifier que le travailleur a bien bénéficié de 3 entretiens professionnels tout en faisant le point sur la progression du travailleur et sur les actions de formation réalisées en sa faveur.
Tuto’ RH – L’entretien professionnel (épisode 17)
L’organisation de l’entretien professionnel externalisé
Selon le Code du travail, la responsabilité de l’organisation de l’entretien professionnel repose sur l’employeur. Que l’entretien professionnel soit réalisé en interne ou externalisé.
L’entretien doit être organisé pendant le temps de travail du travailleur et est considéré comme étant du temps de travail effectif et rémunéré.
Les modalités d’organisation (personne en charge de réaliser l’entretien, lieu, date…) relèvent du choix de l’entreprise sauf si un accord définit les modalités d’organisation de cet entretien.
Cette liberté d’organisation permet à l’employeur de faire réaliser l’entretien professionnel par un membre du personnel ou par un prestataire externe, étant entendu que cet entretien reste sous la responsabilité de l’employeur.
Quant au lieu, l’employeur peut à nouveau choisir de tenir l’entretien professionnel en ses murs ou dans les bureaux du prestataire choisi.
Ce qui est essentiel, ce sont les points devant être abordés pendant l’entretien professionnel :
- progression salariale professionnelle du travailleur ;
- actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du travailleur ;
- compte personnel de formation (activation, abondement) ;
- évaluation de l’employabilité du salarié ;
- projet professionnel du travailleur ;
- validation d’acquis de l’expérience (VAE).
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En cas d’externalisation, qui est responsable en cas de manquement à l’obligation d’entretien professionnel ?
Qui dit obligation dit souvent sanctions.
En cas de non-respect des obligations liées à l’entretien professionnel, l’employeur risque 2 types de sanctions.
Tout d’abord, le travailleur pourrait assigner son employeur devant le conseil de prud’hommes la faute de l’employeur pour manquement à son obligation de réaliser les entretiens professionnels.
Ce n’est que si le salarié prouve le préjudice causé qu’il pourrait obtenir des dommages et intérêts.
Une autre sanction possible vise les entreprises de plus de 50 salariés qui doivent verser sous forme d’abondement 3 000 euros sur le compte personnel de formation (CPF) du salarié concerné.
Et en cas d’externalisation, qui est responsable si un entretien professionnel obligatoire n’est pas tenu : l’employeur ou le prestataire ? La réponse se fait en deux temps.
En effet, lorsque les obligations liées à l’entretien professionnel ne sont pas respectées, c’est l’employeur qui en est responsable même s’il a externalisé la mission.
Dans l’hypothèse où l’entreprise aurait confié cet entretien professionnel à un partenaire externe qui aurait oublié de l’organiser par exemple, la responsabilité resterait sur les épaules de l’employeur.
Ce dernier pourrait tout au plus agir contre le prestataire sur le pied de la responsabilité contractuelle.
Précédemment sur Skills Mag
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