Planifier des formations en entreprise : les erreurs à éviter

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Prévenir les conflits de calendriers, c’est aussi s’assurer de la mise à jour des connaissances.
Une démarche indispensable dans les secteurs où les technologies et les pratiques évoluent régulièrement.

Néanmoins, planifier des sessions de formation par vous-même, en tant que gestionnaire RH, peut aussi insuffler une certaine rigidité aux plannings des apprenants.

Vous prenez le risque de générer malgré vous des conflits d’agenda qui nuisent à la productivité réelle des employés. Passons ensemble en revue les pour et les contre de cette pratique qui se répand !

Enregistrer des plages de formation directement dans l’agenda de l’apprenant, c’est très tentant

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Dans une entreprise où les plannings sont très serrés, et/ou les apprentissages évoluent constamment et nécessitent des actualisations régulières, l’intervention directe dans les agendas des collaborateurs paraît totalement logique.
Vous vous assurez ainsi que toutes les personnes concernées développent leurs compétences dans les temps, tout en assumant leurs responsabilités habituelles.

Réserver des plages horaires à la formation, c’est aussi contribuer au cœur même de votre métier. Vous garantissez, quelque part, que vos équipes améliorent leurs compétences de façon à booster la performance générale de l’entreprise.

Il existe par ailleurs des cas où votre intervention directe dans l’agenda des apprenants participe à leur motivation.
Beaucoup de collaborateurs attendent de pied ferme les opportunités de formations qui vont booster leur carrière, ou les aider à performer davantage au quotidien. Dans ce cadre, voir les plages horaires de leurs agendas se remplir peut renforcer leur engagement.

Cette façon de faire a, en outre, des vertus en matière de gestion des ressources. La planification des formations permet notamment d’aligner l’acquisition des compétences avec les missions stratégiques sur le court terme.

Vous vous assurez ainsi que les équipes sont prêtes pour les besoins urgents. Cette méthode participe d’ailleurs également, souvent, à une gestion des ressources humaines efficace pour les chefs de projet.

Ceux-ci vérifient ainsi que les objectifs des projets vont être atteints par une équipe compétente, et, accessoirement, par une équipe parfaitement staffée, sans risque de sous-activité.

Rappelons par ailleurs que, dans certains domaines, planifier les formations est une façon comme une autre de rendre tangible votre conformité juridique auprès d’éventuels auditeurs.

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Planifier des formations sans concertation : une pas si bonne piste

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Enregistrez vous-mêmes, en tant que gestionnaire RH, les sessions de formation à venir induit cependant une certaine rigidité dans les agendas. Les collaborateurs ont, vous le savez, des missions fluctuantes et des imprévus d’autant plus réguliers que leur tâche est urgente.

Il ne faudrait pas que les formations émergent sur des pics d’activité, et nuisent du même coup à la productivité des équipes.

Les managers apprécient peu que leurs collaborateurs échappent aux tâches urgentes. Le coût d’opportunité de la formation leur paraît d’autant plus élevé que celle-ci est organisée à un moment où certaines missions leur paraissent plus importantes.

Imposer la planification de la formation peut donc être perçu comme une déconnexion des besoins réels des collaborateurs. C’est d’autant plus vrai dans les équipes où les ressources humaines sont limitées, et où votre démarche risque d’aggraver la charge de travail pour les collaborateurs qui ne sont pas en formation.

Bien sûr, la formation est une activité centrale, et doit être priorisée dans les agendas et dans les esprits. Intégrez l’apprenant dans sa planification peut cependant contribuer à réduire le risque de conflit d’emploi du temps, et par extension à éviter un pic de stress à l’apprenant.

Impliquer l’apprenant dans la planification de sa formation, c’est aussi augmenter vos chances de le voir motivé à participer. C’est donc également booster l’efficacité de la formation. Un apprenant qui se forme sur une plage horaire qu’il n’a pas pu choisir, et qui tombe donc mal, potentiellement, peut y être moins réceptif. Peut-être aurez-vous prévu cette formation à un moment de stress, ou de fatigue, qui réduit la qualité de son apprentissage.

Les conseils pour planifier vos formations en entreprise

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Idéalement, il ne faut donc jamais que formation et travail entrent en conflit. Nous vous conseillons de réserver la planification proactive des formations à certains contextes :

  • Quand la formation régulière fait partie de vos obligations légales et d’enjeux de sécurité, par exemple dans le domaine de la construction, de la production industrielle, de la santé, du pilotage d’engins etc.
  • Si vous devez assurer la formation urgente des collaborateurs dans le cadre de nouvelles procédures ou technologies.
  • Pour préparer le lancement urgent d’un nouveau produit.
  • Dans le cadre d’une fusion-acquisition, pour aider les équipes à s’adapter aux changements à venir.
  • Pour préparer un audit de qualité ou de conformité.
  • Pour optimiser la mobilisation des ressources humaines sur les périodes creuses des environnements de production dont les cycles sont cadencés.
  • Pour préparer l’onboarding des nouveaux arrivants.

Julie Michel - Skills Mag
Julie Michel
Julie Michel
Rédactrice web spécialisée dans le référencement naturel, je baigne dans le milieu de la communication depuis bientôt 10 ans. Diplômée de Sciences Po Lille en Communication Corporate, j'ai aussi été formée au management des ressources humaines. C'est donc naturellement que je me suis intéressée au secteur de la formation et à ses problématiques.

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